Açıköğretim Adalet
Adalet 1. Yarıyıl Dersleri
Adalet 2. Yarıyıl Dersleri
Adalet 3. Yarıyıl Dersleri
Adalet 4. Yarıyıl Dersleri
Eğitim Setleri
Eğitim Videoları
İçerik Tarihi: 10-01-2014

Büro Donanımlarının Seçiminde Analitik Teknikler Konusu

BÜRO DONANIMLARININ SEÇİMİNDE ANALİTİK TEKNİKLER KONUSU


Bu başlık altında, büro donanımlarının seçiminde kullanılabilecek olan sayısal analizlere dayalı Fayda / Maliyet ve Başabaş analizi ele alınacaktır.


Fayda / Maliyet Analizi (F/M Analizi)
Büro donanımlarının satın alınması, kiralanması, bakım ve onarım konuları ile bunların elden çıkarılma zamanlarıyla ilgili olarak karar alıcılara yardımcı olacak tekniklerden birisi fayda/maliyet analizidir.


F/M analizi kısaca organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. Burada değişimden kastedilen, bir yatırım, bir proje ya da bir faaliyet olabilir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.) F/M analizinde, gerçekleştirilmesi düşünülen alternatif proje ya da faaliyetlerin olası fayda ve maliyetlerinin bugünkü değerleri hesaplanmakta ve en fazla fayda sağlayan alternatif seçilmektedir.


F/M analizi, değişim fikrinin doğmasından, değişim projelerinin tanımlanması ve en uygun projenin seçimine kadar çeşitli aşamaları kapsar. Öncelikle proje tanımlanmakta, projeden doğacak fayda ve maliyetler projenin ömrü de dikkate alınarak listelenmektedir. Listelenen fayda ve maliyetlerin analiz yapmaya elverişli hale getirilmesi için fayda ve maliyetler parasal değerler olarak ifade edilmektedir. Bu işlemlerden sonra, projeden sağlanacak net faydalarla proje için gerekli harcamanın maliyetinin karşılaştırması yapılmaktadır. Eğer sağlanacak net faydalar katlanılacak harcamalardan fazlaysa, projenin gerçekleştirilmesi yönünde karar verilmektedir. Maliyetler bir kerelik ya da sürekli olabilir. Elde edilecek faydalar ise çoğunlukla zaman içinde elde edilirler. Eğer alternatif projeler varsa bunlar arasından amacın gerçekleştirilmesine en uygun olan proje seçilmektedir.
F/M analizlerinin kullanım alanı oldukça geniştir. Örneğin büyük ölçekli satın almalar, genişleme yatırımları, örgütsel değişim projeleri bu analizin kullanıldığı alanlardan bazılarıdır. Aşağıda, F/M analizin sıklıkla kullanıldığı bazı alanlar yer almaktadır;

• araç gereç alımı (büro araçları, üretim makineleri, vb.),
• ilave personel istihdamı,
• yeni teknolojilerin istihdamı,
• mevcut donanım ve yazılımı güncelleme,
• mevcut tedarikçileri değiştirme,
• yeni süreçleri uygulamaya koyma,
• bina, üretim ve hizmet birimlerini yenileme.
Şimdi F/M analizinin nasıl kullanıldığına ilişkin bir örnek verelim:
Bir işletmenin Satış Müdürü bölümüne bilgisayar tabanlı bir “Müşteri İrtibat Yönetimi” ve “Satış Takip Sistemi” kurup kurmama konusunda karar aşamasındadır. Yönettiği satış bölümünde ancak birkaç bilgisayar vardır ve personel de bilgisayar konusunda uzman sayılmaz. Satış Müdürü, bilgisayar sayesinde satışçılarının daha fazla müşteriyle irtibata geçebileceğinin ve müşterilere daha fazla güvenilirlik ve hizmet sunabileceğinin farkındadır. Satış personeli, bilgisayarlı sistem sayesinde verdikleri sözleri daha fazla tutabilecek, siparişleri yerine getiren ve teslimat yapan personel ile daha verimli bir şekilde çalışabilecektir.


Satış Müdürünün F/M analizi şu şekildedir:


Maliyetler:
Yeni bilgisayar donanımı:
• 10 adet, ağa bağlanmaya hazır, yazılım yüklenmiş bilgisayar. Her biri £2450 (£24.500)
• 1 adet Sunucu. £3.500
• 3 Yazıcı. Her biri £1.200 (£3.600)
• Kablolama ve kurulum. £4.600
• Satış destek yazılımı. £15.000 Eğitim Maliyetleri:
• Temel bilgisayar bilgisi - 8 kişi, her biri için £400 (£3.200)
• Klavye becerileri - 8 kişi, her biri için £400 (£3.200)
• Satış destek sistemi - 12 kişi, her biri için £700 (£8.400)


Diğer Maliyetler:
• Kayıp Zaman: 40 adam/gün. Günlük £200 (£8.000)
• Faaliyetlerdeki kesintiden kaynaklanan satış kaybı. Tahmini £20.000
• İlk ay boyunca acemilikten kaynaklanan satış kaybı. Tahmini £20.000 Toplam Maliyet: £114.000 /yıl


Faydalar:
• Üç katına çıkan posta gönderme kapasitesi. Tahmini £40.000 /yıl
• Tele satış kampanyalarını sürdürme imkânı. Tahmini £20.000 / yıl
• Müşterilerle irtibatın sürekliliğinde etkinlik ve güvenilirlik artışı. Tahmini £50.000 / yıl
• Daha gelişmiş müşteri hizmetleri ve müşteri bağlılığında artış. Tahmini £30,000 / yıl
• Müşteri bilgilerinin doğruluğunda artış. Tahmini £10,000 / yıl
• Satış çabalarını daha iyi yönetme becerisi. Tahmini £30,000 / yıl Toplam Fayda: £180,000 / yıl

Gerçekleştirilmesi düşünülen projenin toplam faydası (£180.000), toplam maliyetini (£114,000) aştığı için, projenin başlatılması işletmenin yararına olacaktır.


F/M analizinin bir başka kullanımı da şu şekildedir: Yatırımdan elde edilebilecek faydalar, yatırım için katlanılacak maliyet rakamına bölünerek F/M oranı elde edilir. Bu oran yatırım seçeneklerinin ekonomikliğinin bir göstergesi olacaktır.
Yukarıdaki örneğimize göre F/M oranı 180.000/114.000 = 1,578 olarak bulunur.

 

Büro Teknolojisi Eğitim Seti İçin Tıklayınız...