Açıköğretim Adalet
Adalet 1. Yarıyıl Dersleri
Adalet 2. Yarıyıl Dersleri
Adalet 3. Yarıyıl Dersleri
Adalet 4. Yarıyıl Dersleri
Eğitim Setleri
Eğitim Videoları
İçerik Tarihi: 10-01-2014

Büro Malzemelerinin Temini ve Stoklanması Konusu

BÜRO MALZEMELERİNİN TEMİNİ VE STOKLANMASI KONUSU


Büro hizmetlerinin gerçekleştirilebilmesinde kullanılan birçok malzeme vardır. Kâğıt, kalem, kıskacı, zımba teli, dosya gibi kırtasiye malzemeleri yanında bilgisayar, telefon, faks cihazı, fotokopi makinesi gibi donanımlar ve masa, dosya dolabı, kitaplık gibi büro mobilyaları da büro malzemeleri arasında yer alırlar. Büro malzemeleri büro personeline işlerinin daha kolay ve sistematik yapmalarını sağladığı gibi büroların organizasyonunda da yardımcı olur.


Büro hizmetlerinin kesintisiz sürdürülebilmesi için hizmetin üretilmesi için kullanılan (sarf edilen) büro malzemelerinden (örneğin kâğıt, zımba teli, mürekkep, toner vb.) veya kullanılan büro donanımı yedek parçalarından (ampul, toner, pil, ) uygun miktarlarda stokta bulundurulması gerekir. Ancak büro malzemeleri parasal değeri olan kaynaklar, başka deyişle yatırımdırlar. Bu nedenle hizmeti aksatmayacak düzeyde stok bulundururken bunu bulundurmanın da maliyeti göz önüne alınmalıdır.


Stoklarla ilgili stok bulundurma, sipariş verme ve stok bulundurmama (stok kopması) olmak üzere üç temel maliyet söz konusudur:
Stok bulundurma: Stokları elde bulundurmaktan dolayı oluşan maliyetlerdir. Bunlar içerisinde stoğa yapılan yatırımın alternatif kullanım maliyeti yanında eskime, bozulma, kırılma, fire (örneğin çok bekleyen kâğıtların rutubetlenmesi, mürekkep kuruması gibi) maliyetler sayılabilir.
Sipariş verme: Sipariş verme, satın alma ve teslimiyle ilgili giderlerdir. Yazışma, haberleşme, satın almak için zaman harcama ve masraflar, malzemelerin nicelik ve nitelik muayenesi gibi giderler bunlar arasındadır.


Stok bulundurmama (stok kopması): İstenilen malzemenin elde bulunmaması durumunda ortaya çıkan maliyetlerdir. Hizmet sistemlerinde hizmetin verilemiyor olmasının maliyeti kolay hesaplanamaz. Örneğin basit bir rulo kâğıdın olmaması nedeniyle POS makinesinin çalışmaması, toner bitmesi nedeniyle yazıcıdan çıktı alınamaması önemli gecikmelere ve dolayısıyla kayıplara yol açabilir.


Malzeme ihtiyaçlarının hesaplanması, büroda gerçekleştirilen işlemlerin göre hangi malzemeden ne kadar gerektirdiğine ilişkin tahminler yaparak mümkün olacaktır. Stok kontrolü, malzemelerin stok düzeyleri doğrultusunda sipariş verilip verilmeyeceğine, verilecekse sipariş büyüklüğünün (miktar) ne olacağına karar verilmesine yönelik sistem ve faaliyetlerdir.


Stok İzleme
Çok miktarda malzeme olduğunda bu malzemelerden ne miktarda olduğunu bilmek kolay olmayabilir. Eldeki stok miktarının ne olduğunu bilmek için işletmeler iki yöntem uygulayabilirler. Stok miktarları sürekli izlenir veya belirli aralıklarla eldeki malzemelerin sayımı yapılır. Eldeki stok miktarına göre sabit miktarda ve stok düzeyini belirli bir seviyeye çıkartacak şekilde sipariş verilir. Büro yöneticisinin bürodaki malzemelerle ilgili stokları izleyerek belirli bir miktarın altında olan malzemelerden beklenen kullanım miktarına dayalı olarak sipariş vermesi beklenir.

Stok kontrolü özellikle imalat yapan işletmelerde önemli bir yönetim fonksiyonudur ve işletmecilik disiplini içerisinde niceliksel yöntemlerin yoğun olarak kullanıldığı alanlardan birisidir. Büro malzemelerinin önemli bir kısmının düşük fiyatlı basit malzemeler olacağı dolayısıyla katlanılacak maliyetlerin yüksek olmayacağı düşünülürse ileri seviyede stok kontrol teknikleri kullanımını gerektirmeyecektir. Ancak büro yöneticisinin, özellikle malzeme sayısı çok olduğunda eldeki malzeme miktarlarını takip etmesinin veya belirlemesinin önemi artmaktadır.
 

 

 

Büro Teknolojisi Eğitim Seti İçin Tıklayınız...