Açıköğretim Adalet
Adalet 1. Yarıyıl Dersleri
Adalet 2. Yarıyıl Dersleri
Adalet 3. Yarıyıl Dersleri
Adalet 4. Yarıyıl Dersleri
Eğitim Setleri
Eğitim Videoları
İçerik Tarihi: 10-01-2014

Donanıma İlişkin Faktörler Konusu

Donanıma İlişkin Faktörler Konusu


Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörler aşağıda ayrıntılı olarak incelenmektedir.
Büro gereksinimlerinin analizi: Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. İşyerleri için genellikle gereğinden daha fazla işleve ve özelliğe sahip araçlar alınır. Kullanılmayan işlevler aracın maliyetini artırmış olacak bu da işletmenin ya da organizasyonun kârlılığını azaltacaktır. Büro donanımlarının seçiminde ve alınmasında bu konuda bilgisi ve deneyimi olan kişilerden yardım sağlanmalıdır. Bir araç belirli işlerin yerine getirilmesi için alınmış ancak verim alınamamışsa bunun nedeni, bu aracın nasıl kullanılacağına ilişkin değerlendirmelerin eksik yapılmış olmasıdır.
 

Uygun aracın belirlenmesi: Piyasada mevcut olan araçlardan pek çoğu aynı işi yapabilecek kapasitede olduğunda hangi aracın alınacağı konusunda kapsamlı bir araştırma yapılmalıdır. Gereksinim analizi ile piyasadaki ürünler eşleştirilir. Aracın hangi işler için ve hangi koşullarda kullanılacağına ilişkin olarak satıcılara bilgi verilmesi, uygun aracın bulunması için etkili bir yöntemdir. Bundan başka, satıcılarla görüşülebilir, satışlarla ilgili bilgiler gözden geçirilebilir, büro üzerine yayınlanan dergiler gözden geçirilebilir ve büro araçlarıyla ilgili Web sitelerini taranabilir. Son yıllarda günlük yaşamın ve iş yaşamının ayrılmaz bir parçası olan İnternet bu konuda eşsiz bir bilgi ve referans kaynağı olacaktır. Bazı alışveriş siteleri ürünlerin ayrıntıları, kullanım kolaylıkları, uzman görüşleri ve ilgili ürünü kullananların görüşlerine yer vermekte ve ürünler arası karşılaştırma yapmaktadır. Böylece, mağazaları dolaşmadan önce ürünlere ilişkin olarak elinizde yeterince önbilgi olacaktır.
 

Güvenirlilik: Piyasadaki hangi araçların ihtiyacı karşıladığı belirlendikten sonra bu araçların güvenilirliğinin belirlenmesi gereklidir. Kimi üretici firmalar, güvenilir cihaz üretiminde diğerlerine göre daha fazla üne sahiptir.


Araçların güvenilirliliği birkaç yöntemle öğrenilebilir. Bu yöntemlerden en kolayı, eğer varsa aynı organizasyonda bu aracı kullananların düşüncelerini öğrenmektir. Diğer yandan pek çok satıcı, ürünlerini kullananları referans olarak göstermeye istekli davranacaklardır. Referans olarak gösterilen kişi ya da kurumlarla görüşmek yararlı olacaktır. Bazı durumlarda, referans olarak gösterilmeyen kişi ya da kurumlarla da bağlantı kurmak daha sağlıklı olabilir.
 

Özellikler: Nitelikleri gereği bazı araçların sahip olduğu özellikler öne çıkabilmektedir. Aracın boyutları, elektrik tüketimi, kurulum gerekleri, gürültü seviyesi, vb. özellikler bazen özel önem taşıyabilir. Örnek olarak, büroda kullanılan bazı araçlar kızılötesi ışınlarla birbiriyle etkileşimde bulunabilmektedir. Bu nedenle alınacak yeni araçların mevcutlarla ve birbirleriyle uyumlu olup olmadığının önemi gün geçtikçe artmaktadır.
 

Maliyet: Büro donanımlarının satın alma maliyeti, verimlilik açısından önemli bir faktördür. Bununla birlikte, bazen maliyet unsuru çok öne çıkarılarak, piyasadaki ucuz ürünlere yönelme olmaktadır. Ancak bu araçların etkinlik ve verimliliği, fiyatına koşut olarak düşük olabilir. Ucuz araçlar, kısa zamanda arızalanabilir ya da bakım onarım servisi aynı şehirde olmayabilir. Bu nedenle, aracı satın alma maliyeti diğer unsurlarla birlikte göz önüne alınmalıdır.


Kullanılan Sarf ve Yardımcı Malzemeler: Bazı büro araçları genel nitelikli ya da diğer üreticilerin ürettikleri sarf ya da yardımcı malzemeleri kullanırken diğerleri yalnızca belli bir grup ürürün kullanımına izin vermektedir. Bu da aracın kullanım maliyetini arttıran bir durum yaratabilir.
 

Güvenlik: Büro donanımlarının büyük çoğunluğu tehlike yaratmaktan uzak olsa da kimi yazıcılarda ya da fotokopi araçlarında kullanılan bazı malzemeler, özellikle yanlış kullanımda tehlike arz edebilirler.
 

Esneklik: Günümüzde üretilen araçların bir kısmı, ortaya çıkan yeni ihtiyaçları karşılayabilecek genişleme imkânı ya da üzerinde değişiklik yapma esnekliği verebilmektedir. Kimileri ise, gelecekteki ihtiyaçları öngörerek bazı ilave parçalarla birlikte satılmaktadır. Satın alma esnasında ihtiyaç olmasa bile gelecekte doğabilecek ihtiyaçlara bağlı olarak bu parçalar da ekonomik olarak satın alınabilir.
Büro donanımlarının esnekliğinin diğer bir boyutu ise, bir aracın birden fazla çalışma ortamında ya da iş sürecinde kullanılabilmesidir. Böylelikle aynı araçtan çok sayıda almak yerine farklı amaçlarla ya da farklı ortamlarda kullanılmak üzere daha az sayıda araç alınarak tasarruf sağlanmış olur. Örneğin, masaüstü bir bilgisayar yerine taşınabilir bir bilgisayar almak, o cihazın ihtiyaç duyulan diğer ortamlarda da kullanılabilmesi esnekliği verir.
 

Kullanım kolaylığı: Kimi araçların kullanımı diğerlerine göre kolay olabilir. Bazı araçların çalıştırılması için uzmanlık derecesine varan bilgi birikimi gerekirken bazıları tamamen genel cihaz kullanım alışkanlıkları doğrultusunda çalıştırılabilir. Çalıştırması ek beceri gerektiren araçları her çalışanın kullanması mümkün olmayacak, tek bir çalışanı o iş için görevlendirmek gerekebilecektir. Bu nedenle satın almadan önce aracın nasıl çalıştırıldığı konusunda satıcıdan ya da ürün temsilcilerinden bilgi alınmalıdır. Satıcıdan ürünün çalışmasına ilişkin bir gösterim yapması ya da ürünün belli bir süre denenmesi de talep edilebilir.

Özellikle deneme sürecinde başka türlü elde edilemeyecek bilgilere ulaşılabilir.
Hız ve gürültü seviyesi: Çalışma hızının ve gürültü seviyesinin öne çıktığı durumlarda, piyasada mevcut olan ürünlerin bu özellikleriyle kıyaslanması önemlidir.
 

Çalıştırma maliyeti: Büro araçları yoluyla üretilecek bir birim işin maliyeti, özellikle yüksek hacimli çıktıların söz konusu olduğu durumlarda önemlidir. Benzeri araçların çalıştırma maliyeti birbirine yakın olsa bile, maliyetler uzun süre kullanım sonucunda değişebilir. Maliyet karşılaştırması özellikle yazıcı, çoğaltma (teksir makinesi, vb. yoluyla) ve fotokopi donanımlarının seçiminde daha önemlidir. Bu araçların mürekkep gibi sarf malzemeleri önemli meblağlara ulaşmaktadır. Farklı çalıştırma süreçleri değişkenlik gösterebildiği için birim başına maliyet de değişebilir.
 

Kullanıcının düşünceleri: Alınacak büro araçlarını kullanacak kişilerin satın alınacak araç konusundaki görüşlerini almaya özen göstermek gerekir. Bu uygulama, kullanıcıların uygun gördüğü aracın alınma şansını artıracağı gibi, fikirlerinin alınması motivasyonlarını da artıracaktır.
 

Standardizasyon: Büroda standartlaşmayı sağlayan yalnızca birkaç markanın kullanımı, çoğu organizasyon tarafından arzu edilen bir durumdur. Bu uygulama, aynı araçtan birden fazla alındığı için miktar indirimi sağlayacaktır. Bundan öte, aynı türde araçların kullanımı bakım ve servis maliyetlerini düşürecektir. Ayrıca, benzeri araçları çalıştırmak büro çalışanları için kolaylık sağlayacaktır.
 

Ergonomi: Büro araç ve gereçleri, çalışanların bedensel ve psikolojik durumlarını olumsuz olarak etkilemeyen, onların etkinlik ve verimliliğini artıracak şekilde tasarımlanmalıdır. Aksi halde, insan kaynakları ve maddi açıdan öngörülemeyen giderlerle karşılaşılabilir. Ergonomi konusu bir önceki ünitede ayrıntılı olarak ele alınmıştır.
 

 

Büro Teknolojisi Eğitim Seti İçin Tıklayınız...